Quando il fornitore cambia ragione sociale: cosa controllare

Capita più spesso di quanto si creda: una ditta individuale diventa società, due aziende si fondono, cambia la denominazione. Per chi acquista sembra un fatto altrui, e invece ha conseguenze immediate.

Cosa cambia davvero

Se cambia la partita IVA, cambia il soggetto giuridico. Gli ordini emessi verso il vecchio soggetto restano intestati a quello, e la fattura arriverà da un soggetto diverso da quello dell'ordine: è il classico motivo per cui la ragioneria sospende il pagamento.

Se cambia solo la denominazione a parità di partita IVA, l'impatto è minore ma l'anagrafica va comunque aggiornata, altrimenti i documenti non combaciano.

Cosa controllare nei propri sistemi

• L'anagrafica fornitore nel gestionale contabile
• Gli ordini aperti e non ancora fatturati
• I contratti di assistenza e i canoni in corso
• Le abilitazioni sul portale degli acquisti, dove il fornitore compare con il nuovo soggetto

Il momento delicato

È il periodo a cavallo: ordini emessi prima e consegne dopo. La regola più semplice è concordare una data di passaggio e, per gli ordini a cavallo, mettersi d'accordo per iscritto su chi fattura cosa.

Dal lato del fornitore

Chi cambia ragione sociale ha l'onere di comunicarlo prima, non con la prima fattura diversa. E di aggiornare i propri dati sul portale degli acquisti: un ordine emesso verso un soggetto non più attivo è un problema che si scarica sull'ente.

È una cortesia che costa una comunicazione e che evita mesi di fatture sospese.