Scrivere un capitolato che non escluda metà del mercato

Capita spesso di leggere capitolati che descrivono un prodotto solo. Non per malafede: si prende la scheda tecnica del modello che piace e la si ricopia. Il risultato però è che una sola azienda può offrire, e la procedura diventa contestabile.

Descrivete la funzione, non il modello

Invece di «processore Intel Core i5-1345U», scrivete le prestazioni minime richieste. Invece di una marca, il requisito che quella marca soddisfa. Se un requisito non si può esprimere se non citando un modello, aggiungete «o equivalente» e spiegate su quali caratteristiche si misura l'equivalenza.

Attenzione ai requisiti che si contraddicono

È l'errore più frequente e il più difficile da vedere: si chiede uno spessore massimo e insieme una batteria di una certa capacità, e non esiste un prodotto che soddisfi entrambi. Chi risponde se ne accorge, chiede un chiarimento, e la gara slitta.

Prima di pubblicare, fate una prova semplice: cercate voi stessi almeno tre prodotti in commercio che rispettino tutti i requisiti. Se non ci riuscite, il capitolato va corretto.

Chiedete i servizi, non solo il prodotto

Consegna al piano, installazione, ritiro dell'usato, formazione, tempi di intervento in garanzia: sono la parte che fa la differenza fra una fornitura riuscita e una che vi occupa per mesi. Se non li scrivete, non potete pretenderli.

Se avete dubbi, chiedete prima

Un fornitore serio vi dice volentieri se un capitolato è scrivibile o no, anche se poi la gara la fa un altro. Noi lo facciamo di continuo: costa una telefonata e evita procedure da rifare.