Numerare i beni alla consegna: dieci minuti che ne fanno risparmiare cento

Ogni ente ha un registro dei beni. In quasi tutti, quel registro e la realtà divergono dopo il secondo anno. Il motivo è che l'inventario si fa dopo, a memoria, ricostruendo.

Il momento giusto è la consegna

Quando la merce arriva avete davanti gli oggetti, i documenti di trasporto e i numeri di serie. È l'unico momento in cui associare un bene a una stanza costa dieci minuti anziché una giornata di ricerca.

Cosa registrare

• Numero di inventario, applicato fisicamente con un'etichetta
• Numero di serie del produttore
• Ufficio e stanza di destinazione
• Data di consegna e riferimento dell'ordine
• Scadenza della garanzia

Le etichette si possono chiedere già applicate al fornitore, con la numerazione che usate voi: è un servizio che costa poco e risparmia il giro con l'etichettatrice.

A cosa serve, concretamente

Serve il giorno che una macchina si rompe e dovete sapere se è ancora in garanzia. Serve quando qualcuno chiede quanti computer avete e di che età. Serve alla dismissione, per sapere cosa smaltire. E serve in sede di controllo, dove un registro allineato è la differenza fra dieci minuti e due settimane di lavoro.

La cosa più utile in assoluto

Registrate la data di scadenza della garanzia. È il dato che nessuno annota e quello che serve sempre. Con quello potete anche programmare le sostituzioni invece di subirle.