Stampanti: acquisto, noleggio o costo copia

La domanda arriva sempre come «quanto costa la stampante». È la domanda sbagliata: su cinque anni la macchina è la voce piccola.

Il numero che decide tutto

È il volume mensile di stampa. Non a occhio: si legge dal contatore della macchina attuale, che lo registra da sempre. Prima di qualunque valutazione, prendete quel numero.

Acquisto

Conviene sui volumi bassi e dove la stampa è occasionale. Il costo è tutto all'inizio, poi si pagano solo i consumabili. Attenzione al costo per pagina dei toner: macchine economiche hanno spesso consumabili carissimi, ed è lì che il conto si ribalta.

Noleggio

Canone fisso, macchina sempre coperta da assistenza, sostituzione in caso di guasto. Sui volumi medio-alti evita di immobilizzare risorse e di gestire i guasti. Da guardare: cosa succede a fine contratto e chi paga il ritiro.

Costo copia

Si paga a pagina stampata, consumabili e assistenza inclusi. È il più trasparente e il più adatto agli enti, perché rende la spesa prevedibile e legata all'uso reale. Le due cose da verificare: la soglia minima mensile — si paga comunque anche se si stampa meno — e il costo separato fra bianco e nero e colore.

Come sceglie un ente, in pratica

Sotto le mille pagine al mese l'acquisto resta la scelta più semplice. Fra mille e cinquemila conviene confrontare noleggio e costo copia sui volumi reali. Sopra, il costo copia quasi sempre vince.

Un consiglio che vale più di tutti: prima di cambiare macchine, contate quante ne avete e dove. Nella maggior parte degli uffici pubblici ci sono più stampanti del necessario, e la razionalizzazione da sola vale più della scelta del contratto.